Bollette per quanto tempo devono essere conservate?


Le bollette delle tariffe luce e gas, ma anche di altre utenze coma linea internet casa, devono essere conservate per uno specifico periodo di tempo, seguendo le norme in materia. In questa guida, vediamo i termini indicati, oltre che approfondire il caso della caduta in prescrizione di questi documenti e le modalità per inoltrare l’eventuale contestazione alle autorità.

bolletta

Per quanto tempo conservare bollette

Le bollette devono essere conservate per un periodo di tempo che va dai due ai cinque anni, a partire dalla data di scadenza indicata sul documento. A seguito di alcune modifiche della normativa in merito, sono riscontrabili alcune differenze. Di seguito, proponiamo una panoramica dei termini per le tipologie di bollette più comuni.

Per quanto riguarda le bollette luce:

  • quelle datate fino al 01/03/2018, devono essere conservate per un periodo pari a cinque anni;

  • quelle datate a partire dal 02/03/2018, vanno conservate per due anni.

Per quanto riguarda invece quelle del gas:

  • quelle datate fino al 01/01/2019, devono essere conservate per cinque anni;

  • quelle datate a partire dal 02/01/2019, devono essere conservate per due anni al massimo.

Nonostante questi termini, è importante ricordare che, nel caso in cui si riceva una raccomandata da parte delle autorità competenti in cui viene espressamente richiesto di versare gli arretrati oppure dimostrare un avvenuto versamento, il termine si interrompe e decorre un periodo di pari durata. Questa regola è valida sia per le bollette della luce, che per quelle del gas.

Una delle domande più ricorrenti a questo proposito è relativa a come devono comportarsi gli utenti che utilizzano la domiciliazione bancaria per il pagamento delle proprie bollette. In questo caso, sarà possibile evitare la conservazione dei documenti, in quanto sarà possibile risalirà all’operazione di vostro interesse attraverso un semplice estratto conto. La vostra banca sarà infatti sempre in grado di ricostruire la vostra situazione contabile, fornendovi una lista completa del movimenti del conto. Un’eccezione risulta solo quando abbiate deciso di chiudere tale determinato conto corrente, ad esempio quando avete deciso di trasferirlo presso un’altra banca come descriviamo in questo articolo. Dovrete quindi procedere a scaricare un estratto conto che attesti i pagamenti delle bollette degli ultimi cinque anni e conservarlo in un archivio sicuro.

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Come conservare bollette

Una volta definiti i termini necessari entro cui conservare le bollette, potrebbero esservi utili alcuni suggerimenti su come mantenere questi documenti in casa, creando un archivio facilmente consultabile. Vi ricordiamo però che tale archivio non è necessario quando i vostri pagamenti avvengono tramite domiciliazione bancaria. In questo caso, vi basterà richiedere un estratto conto (in autonomia tramite home banking, oppure richiedendo il supporto di un operatore bancario) al momento utile.

In alternativa, per conservare bollette e altri simili documenti, si consigliano in generale due soluzioni:

  • creare un archivio digitale, aiutandosi anche con app per desktop oppure smartphone dedicate a questo tipo di operazioni. Potrete salvare i documenti di vostro interesse in formato immagine, oppure PDF. Nel caso in cui vogliate digitalizzare documenti cartacei, vi basterà eseguire una scannerizzazione, oppure scattare una fotografia con il vostro smartphone. Se l’archivio dovesse risultare come troppo pesante, potrete inoltre scegliere di salvarlo su un disco esterno oppure una chiavetta USB;

  • se preferite una soluzione più tradizionale, potrete invece ricorrere ad una catalogazione in formato cartaceo dei vostri documenti attraverso gli appositi registratori.

Come regola di massima, è sempre valido pensare che l’archivio debba seguire una logica, sia che si tratta di un formato digitale, che formato fisico, così da agevolare la ricerca di uno specifico documento. Si possono adottare diversi criteri, come la tipologie di documento oppure la data di scadenza.

Uno dei suggerimenti più importanti che possiamo condividere con voi è quello che indica di mantenere la buona abitudine alla catalogazione nel corso del tempo, seguendo le regole stabilite inizialmente. Evitate quindi di accumulare i documenti, inserendoli con regolarità e pochi per volta, oppure utilizzando appositi contenitori, cartelle o sezione di queste all’interno delle quali collocarli temporaneamente.

Periodo di prescrizione bollette

È importante tenere a mente che i termini di pagamento di una bolletta hanno una validità oltre la quale il debitore per legge non avrà più il diritto di richiedervi la conferma dell’avvenuta operazione. In questo senso, è importante prima di tutto definire che cosa si intende con il termine “prescrizione”: si tratta della perdita di un diritto da parte del titolare di quello stesso diritto, che non può più essere esercitato con il passare di un determinato periodo di tempo.

In linea di massima, si parla di un periodo di prescrizione di 10 anni per i crediti. Per quanto riguarda le bollette questi tempi sono più brevi. Ecco delineati per punti i termini della prescrizione per questa tipologia di documenti:

  • caduta in prescrizione dopo cinque anni per le bollette di luce e gas con scadenza antecedente al primo marzo 2018;

  • caduta in prescrizione dopo due anni per le bollette di luce e gas con scadenza successiva a marzo 2018.

Per ulteriori approfondimenti, ne avevamo parlato anche in questo articolo.

Per contestare la richiesta di pagamento di una delle vostre bollette, una delle possibilità è quindi quella di accertarsi che si tratti di un documento che risale a più di cinque o due anni, a seconda che si tratti del primo o del secondo punto sopra descritto.

Per procedere con l’effettiva contestazione, è consigliabile farlo inviando una comunicazione scritta come raccomandata A/R oppure email con casella di posta certificata (PEC). All’interno di questa comunicazione sarà necessario riportare i seguenti dati:

  • dati dell’intestatario del contratto di fornitura, come nome, cognome e indirizzo;

  • codice POD (per la luce) oppure codice PDR (per il gas);

  • motivi che spingono alla contestazione;

  • copia di un documento di identità dell’intestatario della fornitura in questione;

  • copia della fattura oppure del documento di sollecito relativo;

  • eventuale ricevuta di pagamento della fattura in questione.

Infine, è importante ricordare che la prescrizione non deve essere confusa con quella che è invece la decadenza. Entrambi questi termini si riferiscono alla perdita di uno specifico diritto da parte del titolare di quello stesso diritto. Eppure, nel caso delle bollette, il periodo trascorso per la caduta in prescrizione si azzera quando le autorità inviano una comunicazione che ricorda il diritto ad esercitare un preciso diritto. Al contrario, la decadenza non può essere interrotta.

Perché conservare bollette

Il principale motivo per cui è importante rispettare i termini di conservazione delle bollette è dovuto al fatto che si potrebbe incorrere in controlli. Ad esempio, potrebbe esservi richiesto di comprovare che avete effettuato il pagamento relativo a quella specifica fattura da parte delle autorità competenti. Diventa quindi importante conservare questi documenti, a patto di non eccedere nei tempi di conservazione: potreste finire con l’accumulare eccessive quantità di carta.

Tenete a mente che, anche se avete proceduto correttamente con il pagamento delle vostre bollette, ma non potete dimostrarlo attraverso il documento di ricevuta, allora potreste essere considerati dalle autorità come morosi.

Come leggere bollette

Nel caso in cui vi venga richiesto di provvedere a dimostrare l’avvenuto pagamento di una specifica bolletta, potrà esservi di aiuto essere in grado di leggere questi documenti che ci vengono inviati e conoscere quindi con sicurezza il significato di tutte le voci elencate. Nonostante gli sforzi da parte degli operatori di rendere le bollette più semplici da leggere e capire, in linea con le politiche ormai diffuse di trasparenza verso il cliente, queste carte rimangono troppo complesse ad una prima occhiata.

Per semplificare questa operazione, possiamo dividere le informazioni contenute nella bolletta in quattro sezioni diverse.

Una prima sezione, che si trova di norma sulla facciata anteriore della prima pagina, in cui sono elencate le informazioni sul tipo di contratto e sulla fornitura interessata. Le informazioni presenti sono:

  • la tipologia di cliente, che descrive se l’utente rientra nell’ambito del mercato libero o di maggior tutela;

  • i dati personali e della fornitura, ovvero quelli relativi all’intestatario dell’utenza e le caratteristiche della fornitura secondo il contratto stipulato (ad esempio, la potenza del contatore e la tipologia di fornitura);

  • le informazioni tecniche, dove trovate i codici che identificano la fornitura (il POD per l’energia elettrica e il PDR per le bollette del gas);

  • la data di emissione, l’importo e i termini di pagamento entro cui saldare.

Una seconda sezione, stampata sulla facciata posteriore della seconda pagina, in cui troverete i recapiti da contattare in caso di guasto e il totale della bolletta. In questa facciata potrete trovare:

  • i recapiti per i guasti e reclami, che da linee guida dell’Autorità competente devono essere resi facilmente individuabili;

  • il totale della bolletta.

Dobbiamo quindi entrare nel dettaglio di questa seconda voce, il totale della bolletta, per spiegare al meglio le sottocategorie che vi appaiono:

  • spesa per la materia, i cui termini sono definiti dal fornitore che avete scelto per l’utenza del caso e che quindi rappresenta il principale elemento di competizione tra la compagnia di fornitura e gli altri operatori sul mercato;

  • spesa per il trasporto e la gestione del contatore, che sono variabili a seconda dei vostri consumi;

  • spesa per oneri di sistema, ovvero tutte le spese necessarie per sostenere il servizio, comprese le spese per finanziare la produzione di energia da fonti rinnovabili;

  • IVA e accise, cioè la tassazione applicata sulle forniture.

Una terza parte, posta sulla facciata anteriore della seconda pagina del documento, entro la quale sono riportate le informazioni relative alle letture e ai consumi. Questa sezione è sicuramente la più interessante se volete avere una chiara indicazione sui vostri consumi e di come viene calcolato l’importo da pagare sulla bolletta. Infatti, qui il fornitore ha l’obbligo di specificare se i consumi si basano su letture effettive o stime. In quest’ultimo, deve essere indicato se gli importi siano soggetti a conguaglio o meno.

Infine, una quarta sezione di “elementi di dettaglio”, in cui vengono esposti i prezzi unitari e i consumi a cui i prezzi sono applicati.

Come avviene il calcolo del consumo

Oltre alla capacità di leggere in modo approfondito una bolletta, sarà importante anche avere la massima consapevolezza di come avviene il calcolo del consumo di una bolletta, da parte degli operatori. In questo caso, la sezione più indicativa all’interno del documento di fattura è quella relativa ai consumi e delle modalità di calcolo del consumo che l’operatore scelto applica.

Sottolineiamo ancora una volta che ogni fornitore è tenuto a comunicare ai propri clienti la modalità di calcolo dei consumi e, nello specifico, di come questo avviene nel caso in cui si tratti di consumo stimato.

Relativamente al consumo della vostra fornitura, potreste trovarvi davanti a queste due indicazioni:

  • consumo rilevato, che riporta il totale di energia consumata tra due autoletture o letture consecutive;

  • consumo stimato, cioè la stima di consumo in base alle fatturazioni precedenti.

Nel caso del consumo rilevato, allora vi trovate nella situazione in cui state pagando per l’effettivo consumo. Nel secondo caso, potreste invece ricevere il conguaglio alla cessione del vostro contratto oppure alla fine dell’anno.

Se il vostro contratto è a maggior tutela, il fornitore può effettuare la stima secondo il consumo del cliente del periodo precedente, pur riportandolo nel contratto. È obbligatorio che i clienti in questo caso però debbano periodicamente fare un’autolettura del proprio contatore e così comunicare il consumo reale.

Anche per un accordo con un fornitore sul mercato libero le modalità di ricostruzione dell’importo stimato devono essere indicate nel contratto da voi sottoscritto, ma a differenza del primo caso il fornitore non è tenuto a richiedere l’autolettura.

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