Cosa succede se non conservo le bollette?

Per legge sono obbligato a non buttare alcuni documenti per alcuni anni, in questa guida vedremo come conservare bollette luce e gas e per quanto tempo devi tenerle da parte. La burocrazia ha stabilito tempi differenti per le diverse categorie di pratiche: canone Rai, buste paga, fatture o bollette.

È molto semplice ritrovarsi con una pila di vecchi documenti di pagamento impolverati per casa, la normativa infatti impone di conservare bollette e altre fatture per un tempo minimo di 5 anni. Le multe per chi non rispetta queste disposizioni possono essere molto salate se si viene sottoposti a dei controlli fiscali.

Ogni tipologia di documenti ha dei precisi tempi e delle modalità di conservazione. Ad esempio, anche se spesso non ci si fa caso gli scontrini dovrebbero essere messi da parte per 26 mesi. Non tutti gli scontrini ma quelli per spese di un certo importo che possano esservi contestati dalla Finanza sì.

 Tenere da parte le fatture, le bollette e i documenti dei pagamenti di tasse o altre operazioni è una buona abitudine, oltreché un obbligo, anche per evitare di pagare due volte un conto. Può capitare che ti venga inviata la contestazione di un versamento che hai già effettuato, senza la ricevuta non potrai dimostrare la regolarità della tua posizione.

Anche se la tentazione di liberarmi della catasta di fatture è forte, ecco perché è importante conservare le bollette e per quanto tempo non devo sbarazzarmene.

Per quanto tempo devo conservare le bollette?

Ogni documento ha i suoi tempi di conservazione, le Dichiarazioni dei redditi devo averle per 5 anni così come le bollette e le multe. La ricevuta del bollo auto posso buttarle invece dopo 3 anni.

Ecco quali sono i documenti per cui è previsto l’obbligo di conservare bollette o i versamenti di pagamento e per quanti anni:

• 5 anni Affitto, Bollette, Bonus ristrutturazioni edilizie, Dichiarazione dei redditi, Imposte, Multe,  Mutuo, Spese condominiali
• 3 anni Bollo auto, Ricevute pagamenti
• 2 anni e 2 mesi Scontrini
• 1 anno Premi assicurazione, rette scolastiche e abbonamenti palestre, piscine o altri servizi

Queste sono le tempistiche generalmente consigliate per questi pagamenti, ma ci sono anche delle eccezioni. Da quando nelle bollette luce è inclusa anche il versamento del canone RAI il periodo in cui devo conservare questo documento è passato da 5 anni a 10 anni. A far fede è la data del pagamento e non quella della ricezione del documento. I 10 anni sono il periodo stabilito per legge entro il quale il gestore a cui dovete l’importo può richiedere una verifica della regolarità dei pagamenti. Per le bollette gas e telefono non è cambiato nulla negli anni, quindi se ho una pila di fatture internet casa, del telefono fisso o del gas più vecchie di 5 anni posso buttarle.

Se al momento dell’attivazione del contratto di fornitura ho attivato come metodo di pagamento la domiciliazione bancaria, allora non sarà sufficiente che conservi solo il bollettino del gestore dovrà anche avere gli estratti dei pagamenti fatti.

Secondo quanto riportato nella guida completa stilata dall’Associazione Difesa e Orientamento dei consumatori, in alcuni casi particolari posso buttare anche le bollette di due anni fa. Perché questo sia possibile e per non rischiare di incorrere in sanzioni però è necessario che le bollette in questione siano state recapitare in ritardo dal fornitore del servizio o presentino altre forme di inadempienza del provider (errore fatturazione o indirizzo del consumatore, ect…).

Non ci sono però solo buone notizie sul fronte eccezioni, la norma infatti prevede che se le bollette vengono contestate e ci sono di mezzo pratiche per morosità dei clienti il periodo della prescrizione (5 anni) possono subire dei rinvii. Quindi se non ho pagato una bolletta e si avvicina il termine dei 5 anni è meglio attendere fino allo scadere del periodo prima di cantar vittoria, se il gestore mi invia un sollecito di pagamento infatti il termine sarà annullato e il conteggio degli anni ricomincerà da zero.

Se poi ho gettato una bolletta già pagata ma prima dei 5 anni e il fornitore mi richiede di pagarla nuovamente io non essendo in grado di dimostrare il versamento effettuato sarò costretto a rifare il pagamento.

Canone RAI e bollette luce, quanto tempo devo attendere prima di buttarle

Come accennato, i casi particolari non sono finiti. Le fatture della fornitura energia di casa non seguono le stesse regole delle altre bollette (gas, nettezza, affitto, spese condominiali), dal 2018 è stata introdotta una modifica che ha cambiato le carte in tavola rispetto a questi pagamenti.

Da quanto il decreto legge approvato a Dicembre 2017 ha stabilito che il canone RAI fosse pagato nelle bollette luce dai contribuenti sono stati automaticamente modificati anche gli obblighi rispetto alla conservazione delle bollette di fornitura elettrica.

Gli intestatari di un’offerta luce sono tenuti a pagare con le bollette di inizio anno la quota del canone per la tv pubblica. Questa novità ha portato il periodo di prescrizione di queste fatture ad essere prorogato, le bollette luce dovranno essere conservate per 10 anni (e non solo per 5 anni come il resto dei documenti relativi ai pagamenti di forniture domestiche). Le uniche eccezioni sono i cittadini che dichiarano di non possedere un televisore e le famiglie in cui il soggetto che si fa carico della spesa del canone è diverso dall’intestatario della fornitura.

Perché è importante conservare i documenti di pagamento?

La risposta potrà suonare banale, per evitare di incorrere nelle sanzioni previste per legge. L’Agenzia delle entrate potrebbe richiedere un accertamento fiscale sulle tasse pagate o un gestore potrebbe non aver registrato il mio pagamento e se non sono in grado di dimostrare che sono in regola con i versamenti dovrò pagare di nuovo.

Se non dovessi effettuare il pagamento mi ritroverei con cartelle esattoriali da regolarizzare o potrei essere segnalato dal fornitore di servizi come cattivo pagatore, nessuna delle due evenienze sarebbe troppo rosea.

Nel caso delle bollette elettriche dal 2018, anno dell’introduzione del canone RAI nella fattura energia, mi ritroverei con una doppia contestazione e con una doppia sanzione: quella del gestore e quella dell’erario.

La norma prevede alcuni casi particolari in cui non si è tenuti a versare questa imposta. Se sono in condizioni di disagio economico sarò esentato dal pagamento del canone o se non si possiede un apparecchio televisivo. Solo questi utenti potranno buttare le bollette luce dopo anni.

Archiviare le fatture e i documenti di pagamento

Per essere certi di rispondere correttamente ad eventuali contestazioni delle bollette luce e gas è necessario essere attenti nel conservare i documenti dei versamenti. Il consiglio degli esperti è di archiviare sia la copia della bolletta che la ricevuta di pagamento.

Se si ricevono le fatture elettroniche ma poi si paga con i bollettini sarà meglio stampare anche la bolletta. Se invece ho pagato con domiciliazione bancaria, inserisco nella stessa cartella sia la copia della fattura sia l’estratto conto in cui risulta il versamento.

La legge non richiede per forza la copia cartacea, nelle aree personali i gestori di luce, gas e servizi internet consentono di avere degli spazi di archiviazione. Non tutti gli operatori però offrono uno spazio in cloud sufficiente ad ospitare i versamenti degli ultimi 5 anni (o 10 anni). In generale gli archivi di questi provider permettono di conservare almeno 24 mesi di bollette, ma se si possono tenere da parte gli originali è meglio.

Attenzione a quanto detto sin qui, le bollette gas, servizio idrico e internet devono essere tenuti da parte per 5 anni. Le fatture energia con canone Rai devono essere conservate per 10 anni, mentre se si è esentati dal versamento dell’imposta tv i tempi di prescrizione sono di 5 anni. I termini di decadenza degli obblighi ricominciano da zero qualora ricevo un sollecito dall’Agenzia delle Entrate o da parte del fornitore.

In pratica l’unico metodo che mi protegge da contestazioni e controversie fiscali è avere tutte le copie delle bollette pagate e archiviandole con cura con i relativi estremi dei versamenti. Non è necessario per forza avere le copie in formato cartaceo, posso anche prediligere l’archiviazione informatica.

In breve, cosa c’è da sapere su bollette e tempi di conservazione

A livello normativo, se sei interessato ad approfondire, l’articolo di riferimento è il 2934 del Codice Civile. Questo provvedimento recita: “Ogni diritto si estingue per prescrizione, quando il titolare non lo esercita per il tempo determinato dalla legge. Non sono soggetti alla prescrizione i diritti indisponibili e gli altri diritti indicati dalla legge”.

In sostanza la disposizione è di non distruggere i documenti fino al raggiungimento della prescrizione, prestando attenzione ai termini di annullamento dei tempi. Per conservare bollette energia, gas e internet, così come per il servizio idrico e le principali spese domestiche, la scadenza relativa alla prescrizione è di 5 anni. Solo per i clienti che pagano il canone RAI nella fatture energia di Gennaio i termini di decadenza delle bollette sale a 10 anni.

Obbligo di stampa delle fatture

Le bollette, come dicevamo, possono essere inviate in formato 2.0 e i clienti hanno la possibilità di utilizzare gli archivi web messi a disposizione dai fornitori dei servizi. In molti privilegiano queste soluzioni perché sono delle formule più rispettose dell’ambiente, riducono le emissioni per la stampa e la distribuzione delle bollette. Inoltre i provider offrono degli sconti a chi sceglie le bollette web. È bene però sapere alcune cose se si decide di sfruttare le bollette smart invece di quelle cartacee.

Queste tipologie di fatture sono più pratiche e rendono immediati e semplici i versamenti, basta un clic per pagare i conti ed eliminano i documenti polverosi in giro per casa. Attenzione però perché in alcuni casi, anche se si ricevono le bollette in formato web, è necessario stampare le fatture elettroniche. Se sono un cliente domestico ho obbligo di presentare le bollette su carta solo se mi vengono richieste dalle autorità, quindi posso archiviare le fatture in cloud e poi mandare in stampa solo se è necessario.

Se invece sono un utente con partita IVA o se sono una pmi/azienda, la norma mi impone di stampare i documenti fiscali e relativi alle forniture legate alle mie attività anche se le ho ricevute in formato elettronico.

Servizio di archiviazione elettronica

Sul sito dell’Agenzia delle Entrate è previsto un servizio che permette di conservare le fatture pagate. Collegandosi al proprio profilo personale, si può cliccare su menu Fatturazione elettronica, dopo di che in basso apparirà un box Conservazione e selezionandolo si aprirà una pagina in cui si potrà consultare il Manuale con tutte le informazioni sull’archiviazione dei documenti.

È necessario ovviamente accettare le condizioni di servizio. L’Agenzia consente anche di automatizzare il processo di conservazione delle fatture.