Il Governo italiano nel pieno dell’emergenza Coronavirus ha deciso di bloccare tutte le attività non essenziali per contenere il contagio. Molti uffici, così come scuole e università, sono chiusi ma l’infezione non può fermare la necessità di lavorare né quella di studiare. Lo smart working, pratica prima molto sottostimata in Italia, è quindi diventato essenziale.
Software come Google Hangouts Meet oggi ci consentono di svolgere da casa molte delle attività lavorative quotidiane. Gli studenti tramite gli appositi strumenti come Google Classroom possono invece interagire a distanza tra loro per formare gruppi di studio e partecipare alle lezioni senza muoversi dalla propria abitazione. Serve solamente una connessione Internet. Ecco descritti nel dettaglio i più utili metodi di lavoro e studio a distanza.
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Google Hangouts Meet
Google Hangouts Meet è un’app gratuita che consente di creare e gestire videochiamate di gruppo fino ad un massimo di 25 partecipanti. Da iPhone, iPad, telefoni e tablet Android o browser (Chrome, Safari, Vista) è possibile solo partecipare alla riunione virtuale tramite autorizzazione o invito su Calendar. Non è invece consentito l’accesso via telefono. La possibilità di inviare messaggi è limitata alla piattaforma web e con la versione gratuita non è possibile registrare la riunione, in modo di consentire a chi non ha potuto partecipare di tenersi aggiornato.
Google Hangouts Meet consente comunque di condividere documenti inviando la propria schermata o una finestra specifica e di organizzare le idee dei vari membri del team su una lavagna virtuale, anche se solo in bassa risoluzione.
Se le vostre esigenze lavorative richiedono qualcosa in più rispetto alla versione base o dovete mettere in contatto un maggior numero di persone (si può arrivare a 250), Google Hangouts Meet può essere arricchito in termini di funzioni sottoscrivendo un abbonamento G Suite nelle sue varie declinazioni (Basic, for Education, Business, Enterprise ed Enterprise for Education).
Google Classroom
Google Classroom è incluso nella G Suite for Education e si tratta di uno strumento per facilitare il lavoro dei docenti e studenti. L’app è disponibile per iPhone, iPad, telefoni e tablet Android e PC. Per sfruttare tutte le sue funzioni è necessario dotarsi di un account Google, operazione gratuita e che richiede pochi e semplici passi. Gli insegnanti possono aggiungere i propri studenti direttamente o tramite la condivisione di un codice per tutta la classe. Da qui i docenti hanno la possibilità di accedere ai compiti, fornire materiale didattico e rispondere in tempo reale alle domande degli studenti.
Quest’ultimi possono essere sempre aggiornati sui nuovi contenuti condivisi sulla piattaforma tramite un puntuale sistema di notifiche. Tutti i file, documenti, video, immagini, presentazioni o altro vengono archiviati automaticamente all’interno di cartelle su Google Drive.
Altre app per smart working e studio a distanza
1. Teamviewer (iOS e Android)
L’app permette di controllare da remoto altri dispositivi come smartphone, tablet e PC per condividere la schermata, gestirne le funzioni a distanza o trasferire file. Si tratta di un ottimo strumento per coloro che necessitano di supporto e assistenza a distanza o vogliono mostrare contenuti in tempo reale.
2. Expensify (iOS e Android)
L’app consente di archiviare scontrini e ricevute per le spese aziendali per facilitare la richiesta di rimborso e la contabilità. Basta scattare una foto con il proprio smartphone per creare le copie digitali da presentare poi in ufficio.
3. Camscanner (iOS e Android)
L’app permette di scannerizzare qualsiasi documento cartaceo creandone una copia in formato PDF. Il file può poi essere condiviso via email, app di messaggistica o altri servizi online.
4. Happeo (iOS e Android)
L’app ideale per migliorare la condivisione di documenti, relazioni, presentazioni o altro materiale all’interno della rete interna all’azienda. Solo i dipendenti possono accedere alla piattaforma per garantire la sicurezza dei dati aziendali.
5. We Transfer
Il sito consente di trasferire gratuitamente file di grandi dimensioni a colleghi o altri studenti. Il ricevente potrà accedere ai file tramite un link all’interno di un’email o allegato.
6. Mindomo
L’app permette di creare mappe concettuali per organizzare i propri appunti in modo più produttivo e facilitare il ripasso degli argomenti studiati. I professionisti possono sfruttarla per sessioni di brainstorming da condividere con il proprio team.
7. Skype for Business
La versione professionale di Skype di Microsoft integra strumenti avanzati per lo smart working. Ad esempio, è possibile interagire in contemporanea su note, presentazioni PowerPoint o condividere app e il desktop. Il software consente ovviamente anche di creare delle riunioni virtuali con un numero elevato di partecipanti e creare sondaggi per una votazione a distanza tra i partecipanti alla sessione.
8. App per videoconferenze
Altre app molto utili per mettersi in contatto con più colleghi da remoto sono FaceTime, integrata su tutti i dispositivi Apple con iOS 12.1 o versioni successive, e WhatsApp. L’app di messaggistica di proprietà di Facebook dispone anche di una versione desktop – leggi la guida “Come usare Whatsapp Web” per saperne di più.
Teleskill è molto utilizzata in ambito accademico e si integra con diverse piattaforme di e-learning come Docebo e CMS come Wordpress. L’app permette anche di salvare lezioni e riunioni per seguirle in seguito. Zoom nella sua versione base permette di creare meeting fino a 100 partecipanti della durata massima di 40 minuti mentre Slack è più simile ad una chat per professionisti, in quanto permette di svolgere in contemporanea conversazioni in privato e di gruppo.
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Per sostenere il telelavoro o lo studio a distanza è necessario disporre di una connessione Internet stabile e veloce sia per quanto riguarda la rete fissa sia per quella mobile. Per coloro che intendono utilizzare soprattutto il PC di casa, con il comparatore di SosTariffe.it potete confrontare le diverse offerte Internet casa per ADSL o fibra ottica in modo da trovare la tariffa migliore per le vostre attività quotidiane.
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