Per partecipare e realizzare videoconferenze, legate alla propria attività lavorativa o didattica, è necessario affidarsi a software e applicazioni specifiche che possano garantire tutte le funzionalità di cui si ha bisogno. Il crescente ricorso allo smart working ed allo smart learning rende prioritario valutare con molta attenzione gli strumenti software che si utilizzano per svolgere il proprio lavoro oppure per studiare da casa, senza limitazioni o ostacoli di alcun tipo.
Tra le principali applicazioni per videoconferenze, a scopo didattico o lavorativo, oppure per i consigli di classe ed altre attività di questo tipo troviamo Zoom. Si tratta di un software gratuito, facilmente installabile sia sul proprio PC che su tutti i principali dispositivi mobili (smartphone e tablet). Zoom presenta una lunga serie di funzionalità davvero molto interessanti, come chat integrate e sistemi avanzati per la gestione dei meeting, e offre ai suoi utenti anche una serie di piani d’abbonamento premium, con pagamento mensile anticipato, in grado di soddisfare le esigenze di una vasta gamma di utenti.
Oltre a Zoom, per realizzare videoconferenze ed altre attività di questo tipo è possibile affidarsi a diverse altre applicazioni che possono rappresentare delle concrete alternative a questo software che, in questi ultimi mesi, è diventato sempre più popolare ed utilizzato sia in Italia che in molti altri Paesi del mondo. Per gestire attività più articolate ed effettuare videoconferenze professionali di vario tipo sono disponibili diversi software come la piattaforma Microsoft Teams oppure Google Hangout Meets.
Per piccoli gruppi, ad esempio, è possibile realizzare videoconferenze sfruttando le ben note applicazioni di messaggistica. Ad esempio, Skype è una delle app più utilizzate per gestire le attività di smart working e smart learning e rappresenta oggi un vero e proprio punto di riferimento per le comunicazioni online offrendo una lunga serie di strumenti adatti alla digitalizzazione di meeting di vario tipo.
Ci sono poi da considerare dei software più completi ed articolati, ideali per realizzare videoconferenze e gestire gruppi di lavoro o di studio molto più articolati e complessi. Di fatto, gli strumenti a disposizione degli utenti per “digitalizzare” attività che tradizionalmente vengono svolte di persona sono davvero numerosi. Di seguito vedremo alcuni dei principali esempi, partendo proprio da Zoom.
Zoom
Il ricorso allo smart working ed allo smart learning sta rendendo Zoom una delle applicazioni più utilizzate e diffuse in Italia per la realizzazione di videoconferenze e consigli di classe a distanza. Si tratta di un’app semplice e ben fatta che permette di realizzare e gestire video-conferenze di vario tipo (sia con audio e video attivi che solo con audio) con un sistema di facile utilizzo ed in grado, quindi, di risultare accessibile, senza problemi, anche ad utenti meno avvezzi all’utilizzo di strumenti informatici.
Zoom è disponibile con un software davvero ben fatto e può essere scaricato e installato facilmente su PC. In alternativa, è possibile utilizzare l’applicazione anche su smartphone e tablet Android e iOS. L’app per dispositivi mobili è scaricabile gratuitamente dal Google Play Store, per dispositivi Android, e dall’App Store, per iPhone e iPad (l’app si chiama ZOOM Cloud Meetings). E’ possibile accedere all’app utilizzando il proprio account Google oppure il proprio account Facebook. In alternativa, l’utente può creare da zero un nuovo account.
Effettuato l’accesso alla piattaforma, è possibile creare meeting ed invitare altri utenti a partecipare alla propria conferenza oppure si potrà partecipare a meeting già organizzati da un altro utente inserendo il “meeting ID” o il link personale fornito dall’utente che ha creato il meeting stesso. Prima di partecipare ad un meeting è possibile selezionare alcune impostazioni come la possibilità di disattivare il video ed eventualmente anche l’audio, limitandosi ad assistere alla conferenza.
Zoom integra diverse funzioni aggiuntive. Gli utenti possono aggiungere all’applicazione i propri contatti, andando cosi a creare una rete di utenti con cui interagire ed organizzare eventi e riunioni. Il servizio integra un sistema di chat, molto utile per restare in contatto con altri utenti ed organizzare meeting di vario tipo, e permette anche il collegamento ad altre applicazioni, come Twitter o il Google Calendar, per gestire al meglio la rete di contatti, gli appuntamenti e gli eventi da seguire.
Nella sezione Meetings, inoltre, è possibile tenere sotto controllo tutte le video conferenze in programma, gestire al meglio gli orari e, più in generale, organizzare i propri impegni in base ai meeting da tenere o ai quali si dovrà partecipare. Grazie a queste funzioni, Zoom offre una serie di strumenti completi per semplificare lo smart working e lo smart learning garantendo agli utenti tutte le risorse di cui hanno bisogno per poter lavorare, interagire con i propri contatti e studiare in gruppo in modo molto semplice.
Da segnalare, inoltre, che nelle impostazioni dell’applicazione, accessibili cliccando sull’opzione Settings, è possibile gestire in modo completo il funzionamento del servizio andando a personalizzare le impostazioni tecniche e a modificare le informazioni incluse nel proprio profilo ed a cui gli altri utenti potranno accedere. Dai Settings è anche possibile personalizzare il sistema di notifiche, in modo da ricevere alert prima dell’inizio di un meeting già organizzato, oppure è possibile gestire le funzioni di chat e registrazione.
Il servizio di Zoom è disponibili in varie versioni. Una volta effettuata la registrazione, automaticamente sarà attivato il piano Basic, completamente gratuito ma con alcune limitazioni nell’utilizzo. Con il piano Basic è possibile:
- effettuare meeting tra due persone senza alcun limite di tempo
- i meeting tra 3 – 100 persone hanno un limite di tempo di 40 minuti
- gestire un numero illimitato di meeting, ma con la possibilità di partecipare ad un solo meeting alla volta
Gli utenti con necessità particolari e con maggiori esigenze possono puntare sui piani a pagamento tra cui troviamo:
- Pro: 13,99 Euro al mese
- Business: 18,99 Euro al mese (per un minimo di 10 host)
- Enterprise: 18,99 Euro al mese (per un minimo di 50 host)
I piani a pagamento aggiungono diverse funzioni extra al servizio, come la possibilità di registrare le conferenze e la progressiva eliminazione dei limiti di tempo e numero per i meeting. In base alle proprie esigenze, è possibile, facilmente, passare dal piano Basic ad un piano più completo direttamente dall’app di Zoom.
Zoom è, sicuramente, uno dei punti di riferimento del settore delle videoconferenze e, in ambito aziendale e didattico, rappresenta uno strumento software di ottimo livello, in grado di semplificare, in misura considerevole, tutte quelle attività di organizzazione da svolgere “a distanza”.
Applicazioni alternative per videoconferenze
Per la gestione di videoconferenze e per le attività di lavoro che coinvolgono gruppi di più persone è possibile utilizzare diverse applicazioni davvero molto interessanti che, in base alle proprie esigenze, possono rivelarsi strumenti ideali per gestire, al meglio, lo smart working e lo smart learning e coordinare le attività di un gruppo variegato di persone anche a distanza e senza alcuna difficoltà.
Tra le applicazioni più interessanti da tenere d’occhio segnaliamo Microsoft Teams, una piattaforma software sviluppata dall’azienda americana per la gestione, in remoto, di gruppi di lavoro, sia piccoli che più articolati. Teams offre una lunga serie di funzioni, a partire da sistemi di chat e video chat (anche di gruppo) e sino ad arrivare alla possibilità di collaborare alla realizzazione di documenti, sfruttando gli strumenti Office. L’applicazione è disponibile anche su dispositivi mobili.
Segnaliamo anche software come Google Hangouts Meet, un software ideale per la realizzazione di videoconferenze ed in grado di adeguarsi al meglio alle esigenze più disparate di aziende di varia natura e dimensione. Con Google Hangouts Meet sarà possibile partecipare e gestire riunioni e videoconferenza in tutta semplicità e sicurezza andando a semplificare, di molto, le attività lavorative e didattiche. Anche questo servizio, come Microsoft Teams, offre un approccio multi-device completo garantendo la possibilità di collegarsi a meeting, eventi e conferenze in qualsiasi luogo ed in qualsiasi momento.
Per la gestione di attività “a distanza”, una delle applicazioni più utilizzate e flessibili a disposizione (in modo gratuito) per gli utenti è Skype, da anni un vero e proprio punto di riferimento del settore di messaggistica, chiamate e video chiamate online. Oggi Skype è uno strumento ideale per realizzare videoconferenze potendo realizzare videochat sino ad un massimo di 50 persone collegate in contemporanea. Skype offre la possibilità di condividere lo schermo, le diapositive di una presentazione a Power Point e registrazioni video con tutto il proprio team.
Per piccoli gruppi, di studio o di lavoro, utilizzare Skype può rappresentare una soluzione ottimale per gestire al meglio le attività a distanza. Il servizio, che integra anche diverse altre funzioni come la possibilità di effettuare chiamate in tutto il mondo a numeri di telefono fissi e mobili e con tariffe particolarmente vantaggiose, è disponibile tramite l’apposito software per PC oppure tramite la versione online. Non mancano le applicazioni per dispositivi mobili, Android e iOS, che permettono di effettuare chiamate ed inviare messaggi in qualsiasi momento.
App di messaggistica
Le normali app di messaggistica sono utilizzate, con frequenza sempre maggiore, per effettuare video chiamate e, più in generale, per gestire i propri contatti a distanza. La possibilità di eseguire chiamate e video chiamate di gruppo con le app di messaggistica può essere molto utile per poter realizzare, in poco tempo e senza la necessità di scaricare software apposito e creare nuovi account, piccole riunioni digitali e video conferenze di vario tipo.
Con applicazioni come WhatsApp e Messenger, ad esempio, è possibile è possibile realizzare video chiamate di gruppo in modo davvero molto semplice, coinvolgendo i propri contatti ed andando a condividere audio e video dai propri dispositivi mobili. Questo tipo di app può rappresentare un’alternativa concreta (anche se molto meno professionale) per realizzare video conferenze e consigli di classe in modo “digitale” e completamente gratuito.
Le app di messaggistica possono essere utilizzate, come noto, anche per la realizzazione di gruppi di chat, molto utili per organizzare attività di vario tipo, e per scambiare documenti di vario tipo con la condivisione online. Pur non trattandosi di software pensato in modo specifico per questo tipo di utilizzo, anche le app di messaggistica che utilizziamo tutti i giorni per per restare in contatto con amici e parenti possono dare il loro contributo per lo smart working e lo smart learning.