PEC obbligatoria: quando scatta l'obbligo PEC e multe per le aziende

Oramai ci siamo. Manca davvero pochissimo all'entrata in vigore della nuova normativa sulla PEC obbligatoria per le imprese italiane. Come previsto dal decreto Semplificazioni, infatti, la PEC diventerà obbligatoria per le imprese a partire dal prossimo 1° ottobre. Le aziende che non rispetteranno l'obbligo previsto dalla normativa rischiano di dover fare i conti con multe sino a 2 mila Euro. Ecco tutte le novità in arrivo sulla questione e cosa prevede la normativa relativa alla PEC obbligatoria.

PEC obbligatoria: quando scatta l'obbligo PEC e multe per le aziende

Le aziende italiane hanno ancora pochi giorni di tempo per adeguarsi alla nuova normativa prevista dal decreto Semplificazioni. A partire dal prossimo 1° ottobre 2020, infatti, sarà obbligatorio, per le imprese italiane, munirsi di una PEC, un indirizzo di posta elettronica certificato che rappresenterà il “domicilio digitale” dell’impresa, requisito essenziale per svolgere la propria attività.

Il mancato adeguamento alla nuova normativa comporterà una serie di sanzioni che, in base alla situazione, potranno arrivare sino a 2 mila Euro. Le sanzioni potranno scattare a seguito dei relativi controlli da parte delle autorità sull’effettivo possesso da parte delle imprese di un indirizzo PEC. Si tratta, quindi, di un’importante novità normativa da tenere in considerazione da parte di chi svolge attività di impresa (anche a titolo individuale).

Entro il prossimo 1° ottobre 2020, come prescritto dalla normativa introdotta dal decreto Semplificazioni, le imprese dovranno comunicare telematicamente al Registro delle imprese il proprio indirizzo PEC. Tale indirizzo dovrà già essere attivo e rappresenterà il “domicilio digitale” dell’impresa stessa.

La PEC comunicata sarà univocamente riconducibile all’impresa e permetterà di semplificare i rapporti con la pubblica amministrazione. L’obbligo previsto dalla normativa è valido per tutte le società ed anche per le imprese individuali. Rispetto alla precedente normativa, il decreto Semplificazioni va ad incrementare notevolmente le sanzioni.

Unioncamere, in merito al nuovo provvedimento, sottolinea “Possedere un indirizzo di posta elettronica certificata, che facilita i rapporti con la Pubblica amministrazione, era già un obbligo dal 2008 per le società e dal 2012 per le imprese individuali“. In precedenza, la mancata comunicazione del proprio indirizzo PEC prevedeva esclusivamente una temporanea sospensione per quanto riguarda l’invio di pratiche telematiche al Registro imprese.

A partire dal mese di ottobre, invece, le cose cambieranno drasticamente. La mancata comunicazione al Registro imprese, infatti, farà scattare una multa di importo compreso tra i 206 e i 2.064 Euro per le società. Per quanto riguarda le imprese individuali, invece, la sanzione prevista presenterà un importo compreso tra i 30 e i 1.548 Euro.

Da notare, inoltre, che tutte le imprese che non avranno provveduto alla comunicazione del proprio domicilio digitale, oltre alla sanzione prevista dalla normativa, registreranno l’assegnazione d’ufficio di un indirizzo PEC da parte della Camera di Commercio.

Come comunicare l’indirizzo PEC

La procedura di comunicazione dell’indirizzo PEC da parte delle imprese non prevede il pagamento di imposta di bollo e diritti di segreteria. Tale comunicazione, infatti, può essere fatta direttamente online. A completare la procedura può essere il titolare dell’impresa o, in alternativa, il suo legale rappresentante.

Per effettuare la comunicazione del proprio indirizzo PEC è possibile:

  • collegarsi al sito della Camera di Commercio di riferimento per il proprio territorio
  • collegarsi a ipec-registroimprese.infocamere.it e seguire la procedura guidata per il completamento della procedura

Deroghe

Da notare che la nuova normativa, introdotta dal decreto Semplificazioni, prevede una deroga specifica per le imprese alla prima iscrizione. In questo caso, infatti, è prevista la sospensione della domanda in caso di mancata indicazione del proprio indirizzo PEC. L’impresa alla prima iscrizione sarà, quindi, tenuta all’integrazione della domanda con la comunicazione del proprio domicilio digitale. In caso di mancata integrazione, scatterà la sanzione.

A cosa serve la PEC

Il decreto Semplificazioni rafforza l’obbligo di poter contare su di un indirizzo PEC da parte delle imprese. Tale obbligo diventa essenziale considerando l’importanza che il domicilio digitale avrà nel prossimo futuro. La PEC, di fatto, sostituisce il domicilio fiscale dell’impresa e sarà utilizzata dalla Pubblica Amministrazione per l’invio di qualsiasi tipo di notifica, multa, cartella esattoriale o comunicazione.

Per le imprese, quindi, poter contare su di un indirizzo PEC sarà fondamentale. Oltre al rispetto della normativa, che permetterà di evitare la salata sanzione, il domicilio digitale consentirà di snellire notevolmente il sistema di comunicazioni con la Pubblica Amministrazione (e non solo) con un netto risparmio di tempo e denaro.

Cos’è e come funziona la PEC

La PEC, detta anche posta elettronica certificata, è un sistema di trasmissione sicuro regolamentato dalla legge che può essere utilizzato per l’invio di documenti e messaggi di posta elettronica con valore legale. Questa soluzione nasce come una versione digitale della raccomandata con ricevuta di ritorno e ha lo scopo di semplificare e migliorare le comunicazioni e lo scambio di informazioni tra soggetti.

Il sistema su cui si basa la PEC comprende diversi elementi. Oltre al mittente ed al destinatario, infatti, in gioco entrano anche il gestore della PEC del mittente ed il gestore della PEC del destinatario. La comunicazione via PEC necessita che sia il mittente che il destinatario possano contare su un indirizzo di posta elettronica certificata.

Entrambi gli indirizzi devono essere resi disponibili da gestori autorizzati iscritti all’apposito elenco pubblico tenuto dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Ecco l’elenco dei gestori PEC autorizzati ad esercitare la loro attività in Italia mettendo a disposizione delle caselle di posta certificata a tutti gli utenti che ne fanno richiesta.

Il funzionamento della PEC è molto semplice. Il mittente invia il suo messaggio (testo + allegati) che viene preso in carico dal suo gestore PEC che crea un messaggio esterno, denominato “busta di trasporto”, che viene poi girato al gestore PEC del destinatario che avrà il compito di verificarne l’attendibilità.

Successivamente, il messaggio sarà consegnato al destinatario, che potrà consultare il suo contenuto in modo completo, ed il mittente otterrà una ricevuta di consegna. In caso di problemi, invece, il mittente riceverà una ricevuta di mancata consegna. Per il mittente c’è la possibilità di attestare la data di invio della comunicazione e di sapere se il messaggio è arrivato o meno a destinazione tramite un’apposita “ricevuta di ritorno”. A differenza delle raccomandate, la PEC è immediata. Da notare, inoltre, che l’invio del messaggio è gratuito.

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