Fattura digitale obbligatoria: gli errori da evitare

Scatta il 31 marzo 2015 il passaggio obbligatorio alla fattura elettronica per ben 46mila uffici pubblici già registrati e due milioni di loro fornitori. Specialisti del Sole24Ore hanno elencato i principali errori da evitare per non avere problemi con la fatturazione elettronica obbligatoria: ecco quali sono.

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Cosa bisogna sapere sulla fattura elettronica, il cui obbligo scatta domani?

L’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le pubbliche amministrazioni, con conseguente trasmissione con modalità telematiche, condurrà a un risparmio notevole per la collettività, combattendo altresì l’evasione fiscale e consentendo controlli veloci, preventivi e non invasivi.

Secondo l’analisi del Sole24Ore, l’errore più comune che bisognerà evitare a partire da domani è il doppio click, ovvero insistere più volte a inviare la stessa fattura elettronica al sistema di interscambio. Questo è stato, secondo l’Agenzia delle Entrate, il principale problema rilevato negli ultimi 9 mesi di applicazione della fattura elettronica (dal 6 giugno 2014 è obbligatoria nei rapporti con le amministrazioni centrali), con ben 187mila (il 36%)  di fatture scartate con questo codice di errore.

Le fatture e incomplete o errate hanno riguardato un alto numero di pratiche, ma per fortuna sono in calo, come ha spiegato la direttrice dell’agenzia delle Entrate, Rossella Orlandi, «si è passati dal 18% di fatture scartate nel 2014 al 15,4% dei primi mesi del 2015».

Poi ci possono essere i problemi legati al certificato di autorizzazione,  con gli errori per «tracciato non conforme»; negli ultimi due mesi, questi errori sono più che raddoppiati, a causa dell’effetto split payment, che ha rilasciato una nuova versione del tracciato in vigore dal 2 febbraio, con gli adeguamenti richiesti alle nuove regole IVA per la PA.

L’individuazione del «Codice univoco ufficio», che si temeva fosse il principale ostacolo per il nuovo sistema, ha prodotto solo il 5% degli scarti. C’è sempre però il classico errore di digitazione dell’anagrafica fiscale dell’ente pubblico o del fornitore stesso. «Solo con la fattura elettronica, ad esempio, molte imprese hanno scoperto di aver trascritto male per anni il codice fiscale o la partita Iva del committente», ha rivelato Paolo Catti, direttore dell’Osservatorio fatturazione elettronica del Politecnico di Milano.
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Come funziona il sistema di interscambio(Sdi)

Lo Sdi riceve le fatture digitali, nei rapporti tra fornitore e PA, le assegna un identificativo ed esegue i controlli sul contenuto. Nei casi in cui il controllo dia esito negativo, la fattura viene scartata e lo Sdi invia notifica di scarto al mittente; in caso di esito positivo, il documento viene inoltrato e lo Sdi spedisce una ricevuta di consegna al mittente.

La PA dispone di 15 giorni per inviare allo Sdi una notifica di accettazione/rifiuto della fattura. Se entro questo tempo la PA rifiuta la fattura, il fornitore deve emettere una nota di accredito a storno della fattura. Dopo lo storno bisogna, qualora fosse necessario, emettere una nuova fattura digitale. Se, invece, il documento è stato scartato dallo Sdi, esso va considerato non emesso e, perciò, può essere sostituito senza note di variazione.

Come conservare la fattura elettronica

Questo è «un nodo decisivo che le imprese devono affrontare subito – spiega Paolo Catti -. Meglio un unico conservatore per ritrovare più facilmente documenti che devono essere ritrovabili dopo dieci anni».

Per la corretta conservazione della fattura elettronica, spiega l’Agid, «Si tratta di cambiare mentalità: oggi le fatture cartacee si archiviano in un modo, domani quelle elettroniche dovranno essere conservate con altre modalità. Fondamentale è garantire l’integrità del documento. Sono già stati accreditati i primi 19 soggetti a cui le PA devono rivolgersi per conservare le loro fatture. Per i privati non c’è obbligo, possono scegliere all’interno di un mercato che si va formando».

Formato fattura elettronica

Per quanto riguarda il formato della fattura digitale, essa può essere Pdf, Pdf/A, Tiff, Jpg, Xml o altri formati idonei alla conservazione del documento e ad assicurarne l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità.

Per le fatture inviate alla PA è ammesso unicamente il formato Xml firmato digitalmente.

Con l’introduzione della fatturazione elettronica, la PA può ottenere risparmi diretti di almeno 1 miliardo di euro su base annua, oltre ai benefici economici in capo alle imprese fornitrici della stessa PA, per circa 600 milioni di euro l’anno. Complessivamente, infine, a livello nazionale si tratta di benefit totale di 1,6 miliardi di euro ogni anno.

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