Come gestire le e-mail risparmiando tempo

L'invio e la ricezione delle e-mail rappresenta una dei punti chiave di molte attività professionali e occupa una buona parte della giornata lavorativa in diversi settori. Ottimizzare al meglio tutto il processo di gestione della posta elettronica e, quindi, delle attività di comunicazione con i propri clienti, fornitori e contatti diventa quindi fondamentale. Vediamo quindi alcuni consigli su come gestire le e-mail risparmiando tempo. 

Come gestire le e-mail risparmiando tempo

1. Suddividere le e-mail in base all’argomento ed al mittente

Il primo passo da compiere nella gestione delle e-mail è, senza dubbio, rappresentato dalla necessità di suddividere in categorie la propria posta elettronica, filtrando le e-mail ed i contattati attinenti alla propria sfera professionale e lavorativa e racchiudendo in altre categorie tutte le notifiche dei social network, le newsletter a cui si è iscritto e le e-mail personali.

In questo modo sarà più semplice, nel corso della giornata lavorativa, risparmiare tempo leggendo unicamente le e-mail “professionali” e rimandando ai break brevi ed alle pause più lunghe la lettura, e l’eventuale risposta, di e-mail meno urgenti. Una casella di posta come Gmail permette di creare delle categorie (ad esempio “Newsletter promozionali”) in cui l’utente può manualmente spostare le mail che desidera e decidere di inserire in questa categoria tutte le email in arrivo in futuro da un determinato mittente. L’app Gmail, ricordiamo, è disponibile per tutti i sistemi operativi e dispositivi di telefonia mobile.

2. Non aprire la casella di posta ad ogni notifica

Soprattutto per chi lavora davanti al PC e necessita di essere molto produttivo, è importante non farsi distrarre in continuazione dall’arrivo di notifiche (anche tramite smartphone o tablet) legate all’arrivo di nuove e-mail. E’ consigliabile, infatti, leggere soltanto periodicamente la posta in arrivo in modo da poter concentrarsi al massimo su un determinato lavoro. Troppo spesso capita di interrompere ciò che stiamo facendo per dare un’occhiata all’ultima e-mail appena ricevuta e di importanza secondaria. Le continue notifiche in arrivo sullo smartphone e da tutti i device mobili connessi ad internet possono diventare una distrazione consistente, da evitare assolutamente.

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3. Rispondere soltanto quando realmente necessario ed in modo sintetico e completo

Durante una sessione di lavoro può capitare di dover rispondere ad una e-mail legata ad un’altra attività. Per risparmiare tempo nella gestione delle e-mail è consigliabile concentrarsi soltanto sulle attività prioritarie e, quindi, rispondere soltanto quando è realmente necessario ed in modo completo e sintetico. L’interlocutore dovrà ricevere una risposta esaustiva in una singola e-mail piuttosto che in un fitto scambio di corrispondenza che tenderà a farci perdere troppo tempo.

4. Eliminare o archiviare le e-mail ricevute e già lette per facilitare la ricerca in futuro

Ogni qualvolta si procedere alla lettura della propria casella di posta è bene prendere l’abitudine di archiviare tutti i messaggi importanti già letti ed eliminare tutta la posta inutile o superflua. In questo modo, quando dovremo accedere nuovamente alla nostra casella di posta per cercare una determinata e-mail sarà decisamente più facile e rapido (soprattutto utilizzato la funzione cerca integrata) rintracciare la mail in questione.

5. Promemoria e appunti per risparmiare tempo

Alcune email ricevute comportano la necessità di dover svolgere un’attività differente rispetto a ciò che si sta facendo. E’ importante, per gestire le e-mail e risparmiare tempo, valutare con attenzione se l’attività da svolgere richiesta dalla mail è necessaria e va svolta subito o può essere posticipata a più tardi. In questo secondo caso, vi sono tantissime applicazioni su smartphone/tablet/PC che consentono di realizzare un promemoria. In alternativa è possibile ricorrere ad un tradizionale post-it da apporre sulla scrivania.

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