Smart Working semplificato: che cosa è e quando scade


La pandemia ha rivoluzionato il mondo del lavoro contribuendo alla diffusione del lavoro da remoto che in Italia è stato implementato anche grazie al sistema definito Smart Working semplificato. Tale soluzione consente di accedere con maggior semplicità alla modalità di lavoro “agile”, nota anche come Smart Working, in una fase in cui il mondo del lavoro deve convivere con la pandemia e la necessità di poter svolgere le attività in sicurezza.

Donna che lavora in smart working semplificato

I lavoratori dipendenti che hanno la possibilità di svolgere il proprio lavoro da remoto possono ricorrere allo Smart Working (in accordo con il datore di lavoro). Questo sistema è destinato ad entrare a far parte del mondo del lavoro anche dopo la pandemia. Dal punto di vista normativo, però, il ricorso allo Smart Working semplificato è ben regolamentato e presenta una scadenza fissata dal decreto Riaperture.

Si tratta di un aspetto molto importante. Il decreto facilita il ricorso allo Smart Working per i lavoratori durante tutta la fase di emergenza. Quando questa fase sarà terminata verrà ripristinata la normativa di riferimento per il ricorso al lavoro agile, salvo la possibilità da parte del Governo di introdurre nuove modalità per il lavoro da remoto oppure di rendere permanente lo Smart Working semplificato.

Ecco tutto quello che c’è da sapere sullo Smart Working semplificato e, in particolare, che cos’è questa particolare tipologia di svolgimento dell’attività lavorativo e quando scade la possibilità di ricorrere alla norma che prevede l’accesso agevolato alla modalità di lavoro da remoto.

Cos’è lo Smart Working

Il lavoro agile, chiamato comunemente anche Smart Working, prevede la modalità, per il lavoratore, di svolgere la sua attività senza vincoli orari o spaziali. L’attività lavorativa, inoltre, può essere svolta con un’organizzazione per fasi, per cicli e per obiettivi tramite un accordo tra il lavoratore dipendente ed il suo datore di lavoro.

Questa particolare modalità lavorativa nasce con l’obiettivo di consentire al lavoratore di poter conciliare la vita privata con quella lavorativa, ottimizzando i tempi e massimizzando la produttività nello svolgimento della normale attività quotidiana, anche senza la presenza di vincoli come l’obbligo di seguire un orario di lavoro standard (ad esempio 9-18) o di recarsi fisicamente in ufficio.

Secondo la normativa, il passaggio allo Smart Working non comporta una variazione del trattamento economico del lavoratore. A parità di mansione, il lavoratore che svolge la propria attività in Smart Working potrà contare sullo stesso trattamento del lavoratore che segue modalità di lavoro “ordinarie” e in presenza.

A definire la normativa vigente in materia di Smart Working è la Legge n.81/2017. Tale norma mette in evidenza la necessità di un accordo tra le parti per l’attivazione del lavoro agile e per l’utilizzo di strumentazioni informatiche necessarie per lo svolgimento dell’attività da remoto. Prima della pandemia, il ricorso al lavoro agile in Italia era limitato ad una percentuale molto ridotta di lavoratori dipendenti.

Fin dai primi giorni della pandemia, però, le cose sono cambiate. Lo Smart Working ha trovato ampia diffusione in Italia e in tanti altri Paesi del mondo. La possibilità di svolgere la propria attività lavorativa da remoto (da casa durante il lockdown) è una risorsa importante per contrastare la pandemia in quanto consente la diminuzione dei contatti tra le persone e, quindi, la circolazione del virus.

Il lavoro agile è, inevitabilmente, destinato a diventare parte integrante del mondo del lavoro anche quando la pandemia verrà definitivamente superata. La possibilità di lavorare da remoto e di svolgere la propria attività in modo più flessibile e completo potrà rappresentare un’importante opzione per molti lavoratori. In Italia, probabilmente, sarà necessario aggiornare la normativa a quelli che sono i nuovi standard fissati durante la pandemia.

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Cos’è lo Smart Working semplificato

Con Smart Working semplificato si intende quel sistema di norme che mira ad agevolaree il ricorso al lavoro agile. La normativa consente, infatti, di ricorrere allo Smart Working anche senza l’obbligo di un accordo individuare tra azienda e lavoratore dipendente. Tale normativa è nata durante la pandemia per semplificare al massimo il passaggio dal lavoro in presenza al lavoro da remoto, abbreviando il più possibile i tempi ed eliminando gli aspetti burocratici che poteva rappresentare un ostacolo in una fase di emergenza.

Fino a quando lo Smart Working semplificato sarà valido, il ricorso al lavoro agile risulterà molto più semplice. Come sottolineato in precedenza, infatti, non sarà necessario presentare un accordo firmato individuale tra azienda e lavoratore. Da notare, inoltre, che gli obblighi informativi in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro si ritengono assolti in via telematica anche grazie alla documentazione disponibile sul sito Inail.

Quando scade lo Smart Working semplificato

Il decreto Riaperture, convertito in legge nella Gazzetta Ufficiale del 22 giugno, ha sancito una proroga della scadenza dello Smart Working semplificato. La normativa definita durante l’emergenza pandemica continuerà ad essere valida oltre la precedente scadenza fissata dai decreti dei mesi scorsi. In particolare, lo Smart Working semplificato potrà essere adottato fino al 31 dicembre 2021.

In assenza di una nuova proroga, che inevitabilmente dipenderà dall’evoluzione della pandemia, la normativa relativa allo Smart Working semplificato terminerà di essere valida alla fine del 2021. Una volta che terminerà la validità di questa norma, torneranno ad essere applicate le regole per la definizione e lo svolgimento del lavoro agile.

È molto probabile, in ogni caso, l’avvio di un percorso di riforme mirate a definire nuovi canoni, validi a tempo indeterminato, per lo svolgimento del lavoro in modalità Smart Working. In questo modo, i lavoratori e le aziende che oggi attuano lo Smart Working semplificato potranno continuare a ricorrere con la massima semplicità al lavoro agile.

Come attivare lo Smart Working semplificato

Il ricorso al lavoro agile pre-pandemia richiedeva una procedura abbastanza complessa. Senza la normativa dello Smart Working semplificato, infatti, era previsto un accordo individuale tra il singolo lavoratore dipendente ed il datore di lavoro che, quindi, era obbligato ad accordarsi con ogni singolo dipendente che ricorreva al lavoro agile. Da notare, inoltre, che la normativa prevede anche un particolare iter di comunicazione con l’invio di una ricca documentazione al Ministero del Lavoro.

Con le novità normative introdotte con l’arrivo della pandemia, invece, il ricorso al lavoro agile diventa molto più semplice. Per attivare lo Smart Working semplificato, infatti, è sufficiente inviare al Ministero del Lavoro un apposito file excel contenente l’elenco completo dei lavoratori coinvolti dalla modalità di lavoro agile. A completare la documentazione è previsto l’invio del modello “Comunicazione periodi di lavoro in modalità di smart working (Articolo 23, comma 1 della L. n. 81/2017)” scaricabile dal sito del Ministero del Lavoro (lavoro.gov.it).

La procedura semplificata per il ricorso al lavoro agile può essere completata tramite la sezione servizi online del sito del Ministero. Basterà allegare tutta la documentazione richiesta per poter iniziare l’attività lavorativa in modalità “Smart Working” grazie alla procedura semplificata introdotta per via della pandemia.

Chi può richiedere lo Smart Working?

Il ricorso al lavoro agile, a prescindere dalla possibilità di sfruttare la procedura “Smart Working semplificato”, è legato al rispetto di precisi requisiti. Per prima cosa, per poter accedere a questa modalità di lavoro è necessario essere assunti con un contratto da lavoratore dipendente.

Un altro aspetto da non sottovalutare è rappresentato dalla necessità che la propria mansione lavorativa sia compatibile con la modalità di lavoro agile e che, quindi, possa essere svolta da computer o un dispositivo comparabile o comunque da remoto (ad esempio via telefono).

Il lavoratore dipendente deve essere in possesso di tutti i mezzi necessari per svolgere la propria mansione. Se il proprio lavoro necessita di un computer e di una connessione ad Internet senza limiti, per ricorrere al lavoro agile, sarà necessario avere a disposizione tali strumenti.

Come si lavora in Smart Working

Passare dal lavoro ordinario al lavoro agile richiede, per il lavoratore, la necessità di adeguare la propria attività quotidiana alle nuove caratteristiche del lavoro svolto da remoto. Il modo in cui si lavora in Smart Working è strettamente correlato alle mansioni previste dalla propria attività. Sarà necessario, quindi, valutare caso per caso per poter definire con precisione come si svolge il lavoro in modalità agile.

Nella stragrande maggioranza dei casi, il lavoro in Smart Working necessità di una connessione Internet di rete fissa, in grado di sfruttare al massimo la banda larga, e di un computer. Il computer può essere sostituito dallo smartphone, soprattutto nel caso in cui non sia necessario utilizzare un display particolarmente grande per lo svolgimento della propria mansione. La connessione di rete fissa, invece, può essere sostituita con una connessione Internet mobile.

Nei casi in cui sia necessaria una connessione illimitata, in alternativa alla rete fissa, bisognerà puntare su connessioni Internet mobili che non prevedano limiti, di tempo e soprattutto di volume di traffico, per l’utilizzo della rete. Alcuni lavori potrebbero necessitare di altri strumenti per consentire al lavoratore di svolgere la propria mansione in autonomia ed in modo completo.  

Ricordiamo che per individuare la migliore connessione di rete fissa per svolgere il proprio lavoro da remoto è possibile consultare il comparatore di SOStariffe.it per offerte Internet casa oppure l’App di SOStariffe.it. Nei casi in cui la fibra FTTH e la fibra mista FTTC non dovessero essere disponibili all’indirizzo di casa, sarà possibile valutare l’attivazione di offerte Internet wireless che permettono l’accesso ad Internet ad alta velocità e senza limiti tramite tecnologie come la FWA (Fixed Wireless Access).

Smart Working e telelavoro: le differenze

Tra le varie modalità con cui è possibile svolgere la propria attività lavorativa c’è anche il cosiddetto telelavoro che, spesso, viene erroneamente confuso con il lavoro agile, o Smart Working. Si tratta di due modalità differenti con un lavoratore ha la possibilità di svolgere l’attività lavorativa. Optando per lo Smart Working, infatti, è prevista un’assenza di vincoli sia a livello di orario che di spazio.

 Questa modalità è pensata per massimizzare la flessibilità del rapporto di lavoro subordinato. Il lavoratore che espleta la propria mansione in modalità “lavoro agile” potrà lavorare per fasi, cicli ed obiettivi. L’effettiva organizzazione del lavoro sarà stabilita dal datore di lavoro e dal dipendente tramite un apposito accordo.

Il telelavoro, invece, è una tipologia di esecuzione della propria attività lavorativa molto diversa dallo Smart Working. In questo caso, infatti, il lavoratore dipendente può contare su di una postazione fissa che è situata in un luogo differente dal tradizionale ufficio. Nella maggior parte dei casi, la postazione di telelavoro è situata nella propria abitazione.

Lo svolgimento della propria attività lavorativa in telelavoro presenta meno flessibilità rispetto allo Smart Working. In questo caso, infatti, c’è un vincolo temporale per lo svolgimento del lavoro, in modo analogo a quanto avviene per un qualsiasi lavoro “ordinario” da svolgere quotidianamente in ufficio. Solitamente, l’attività in telelavoro segue gli stessi orari delle attività lavorative in ufficio.

Le aziende che adottano il telelavoro possono, quindi, allineare gli orari tra i dipendenti che lavorano in ufficio e quelli che svolgono la modalità in telelavoro. Da notare che anche per il telelavoro è necessario un accordo ben preciso tra dipendente e datore di lavoro. Il confronto tra Smart Working e telelavoro è spesso al centro dell’attualità, soprattutto dopo lo scoppio della pandemia.

Si tratta di due modalità differenti anche se accomunate da alcuni elementi. Ad oggi, è il lavoro agile ad essere diventato un vero punto di riferimento per moltissimi lavoratori, sia in Italia che all’estero. Il telelavoro rappresenta, in ogni caso, un’alternativa al tradizionale lavoro “ordinario” in ufficio che, per un certo target di lavoratori, continuerà a rappresentare una possibile modalità di svolgimento della propria attività.

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